Ein NDA ist beim Firmenkauf dann hilfreich, wenn nach einem ersten anonymen Austausch identifizierende oder sensible Informationen folgen sollen. Die Vereinbarung sollte nicht möglichst lang sein, sondern den tatsächlichen Prozess abbilden: Wer erhält welche Informationen, wofür dürfen sie genutzt werden, welche Berater sind einbezogen und was geschieht, wenn die Gespräche enden? Auch nach der Unterschrift bleibt die Datenfreigabe stufenweise und zweckgebunden.
Warum eine Vertraulichkeitsvereinbarung eingesetzt wird
Definieren Sie zuerst den Zweck: Die Informationen dürfen etwa ausschliesslich zur Prüfung und möglichen Finanzierung des bezeichneten Firmenkaufs genutzt werden. Entscheiden Sie, ob bereits die Existenz der Gespräche und die Identität des Unternehmens vertraulich sein sollen. Der EDÖB weist darauf hin, dass das revidierte Datenschutzgesetz Daten natürlicher Personen schützt, nicht Unternehmensdaten als solche; für Geschäfts- und Fabrikationsgeheimnisse nennt er unter anderem Art. 162 StGB und Bestimmungen des UWG als mögliche gesetzliche Schutzgrundlagen. Ein NDA ergänzt diesen Rahmen um konkrete vertragliche Pflichten für Parteien und Prozess, ersetzt aber keine sorgfältige Auswahl der offengelegten Daten.
- Zweck des Informationsaustauschs klar definieren
- Vertraulichkeit des Prozesses ausdrücklich einordnen
- bestehende Schutz- und Geheimhaltungspflichten berücksichtigen
Parteien und geschützte Informationen bestimmen
Benennen Sie die tatsächliche Verkäufer- und Käuferpartei vollständig und prüfen Sie, ob eine Käufergesellschaft erst noch gegründet wird. Regeln Sie, ob verbundene Unternehmen, Mitinvestoren oder handelnde Personen einbezogen sind. Die Definition vertraulicher Informationen kann Dokumente, Gespräche, Datenraumzugänge, Notizen und daraus abgeleitete Analysen erfassen. Legen Sie fest, ob Informationen ausdrücklich gekennzeichnet werden müssen und wie mündliche Angaben dokumentiert werden. Übliche Ausnahmen wie nachweislich öffentliche, bereits rechtmässig bekannte oder unabhängig entwickelte Informationen müssen so formuliert sein, dass beide Seiten im Streitfall nachvollziehen können, weshalb eine Information ausgenommen ist.
- richtige Vertragsparteien und einbezogene Personen identifizieren
- Informationsformen und Kennzeichnung verständlich beschreiben
- Schutzumfang mit dem tatsächlichen Prozess abgleichen
Nutzung, Empfänger und direkte Kontakte regeln
Beschränken Sie die Nutzung auf den vereinbarten Transaktionszweck und nennen Sie die zulässigen Empfängergruppen: ausgewählte Mitarbeitende, Mitinvestoren, Banken sowie Rechts-, Steuer- und Finanzberater. Klären Sie, ob diese Personen bereits beruflich oder zusätzlich vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sein müssen und wer für ihr Verhalten einsteht. Direkte Kontakte zu Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Vermietern oder Behörden sollten ohne vorherige Zustimmung ausgeschlossen oder ausdrücklich koordiniert werden. Käufer brauchen ausserdem eine klare Regel, ob und in welchem Umfang sie Kopien erstellen, Informationen in eigenen Systemen speichern oder an ausländische Empfänger weitergeben dürfen.
- erlaubten Verwendungszweck begrenzen
- zugelassene Empfänger und deren Pflichten klären
- Kontakte zu Anspruchsgruppen nur abgestimmt zulassen
Ausnahmen, Dauer und Umgang nach Prozessende
Legen Sie fest, wann die Vereinbarung beginnt, wie lange einzelne Pflichten gelten und ob besonders langlebige Geschäftsgeheimnisse anders behandelt werden als kurzfristige Prozessinformationen. Für gesetzlich oder behördlich verlangte Offenlegungen kann eine Regel vorsehen, dass die andere Partei – soweit zulässig – vorab informiert und die Bekanntgabe auf das Erforderliche begrenzt wird. Nach Prozessende sollten Rückgabe oder Löschung, Notizen, Datenraum-Downloads und Sicherungskopien praktisch geregelt sein. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und nicht ohne Weiteres löschbare Backups brauchen eine kontrollierte Ausnahme, nicht eine pauschale Erlaubnis zur weiteren Nutzung.
- sachgerechte Ausnahmen nachvollziehbar formulieren
- Schutzdauer nach Art der Information beurteilen
- Rückgabe, Löschung und notwendige Aufbewahrung koordinieren
NDA und sichere Datenfreigabe kombinieren
Öffnen Sie nach Unterzeichnung nicht automatisch den gesamten Datenraum. Beginnen Sie mit verdichteten Finanz- und Betriebsinformationen und erweitern Sie den Zugriff erst, wenn die nächste Entscheidung Detaildaten erfordert. Der EDÖB nennt Zweckbindung und Verhältnismässigkeit als Grundsätze für Personendaten; Kunden- und Personalangaben sollten deshalb zunächst aggregiert oder geschwärzt werden. Nutzen Sie individuelle Zugänge, protokollierte Freigaben, aktuelle Dokumentversionen und getrennte Ordner für besonders sensible Inhalte. Ein NDA schafft vertragliche Regeln, verhindert aber keine Weiterleitung technisch und macht eine datenschutzrechtlich unzulässige Bekanntgabe nicht allein durch die Unterschrift zulässig.
- nur entscheidungsrelevante Informationen je Prozessstufe teilen
- Zugriffe, Versionen und Empfänger kontrollierbar halten
- personenbezogene und wettbewerbssensible Daten gesondert prüfen
Wann sollte das NDA beim Firmenkauf unterschrieben werden?
Sobald die erste anonyme Passung geklärt ist und vor der Freigabe von Firmenname, detaillierten Finanzzahlen oder anderen sensiblen Informationen. Vorher sollten die Parteien und der Prüfzweck klar sein. Für einen rein anonymen Teaser braucht es häufig noch keinen umfassenden Datenzugang und damit auch noch kein umfangreiches NDA.
Darf ich Unterlagen meiner Bank und meinen Beratern zeigen?
Nur wenn die Vereinbarung diese Empfänger erfasst und die Weitergabe für den vereinbarten Zweck zulässt. Prüfen Sie, ob Bank, Mitinvestoren und externe Fachpersonen selbst gebunden sein müssen, welche Daten sie erhalten dürfen und ob die Käuferpartei für Verstösse dieser Personen verantwortlich bleibt.
Sollte ein NDA eine Vertragsstrafe enthalten?
Eine Vertragsstrafe kann den Pflichtumfang und mögliche Folgen eines Verstosses sichtbarer machen, ist aber nicht für jeden Prozess automatisch passend. Auslöser, Betrag, Verhältnis zu weiterem Schaden und Durchsetzbarkeit müssen zum konkreten Risiko und schweizerischen Vertragsrecht passen und vor Unterzeichnung rechtlich geprüft werden.
Was passiert mit den Daten, wenn die Gespräche enden?
Das NDA sollte Rückgabe oder Löschung von Dokumenten, Notizen und Downloads sowie den Umgang mit Sicherungskopien und gesetzlich aufzubewahrenden Unterlagen regeln. Auch zulässige Restkopien bleiben zweckgebunden und vertraulich; sie dürfen nicht als allgemeines Archiv für eine spätere Nutzung dienen.
Erlaubt ein NDA die Weitergabe von Kunden- und Personaldaten?
Nicht automatisch. Eine vertragliche Geheimhaltung ersetzt die Vorgaben des Datenschutzgesetzes und Rechte betroffener Personen nicht. Geben Sie zunächst aggregierte oder geschwärzte Daten frei und prüfen Sie vor personenbezogenen Details Zweck, Erforderlichkeit, Information der Betroffenen, Empfängerkreis und Datensicherheit.