Buchhaltung Schweiz: Grundlagen & Begriffe einfach erklärt
Dieser Artikel erklärt umfassend die Grundlagen der Buchhaltung speziell für Schweizer Unternehmen: von der doppelten Buchführung über wichtige Fachbegriffe bis hin zum korrekten Erstellen eines Jahresabschlusses.
Buchhaltung in der Schweiz: Grundlagen für Unternehmer
Buchhaltung mag auf den ersten Blick trocken und kompliziert erscheinen, doch sie ist ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Unternehmen in der Schweiz. Eine ordnungsgemässe Buchhaltung liefert wichtige Informationen über die finanzielle Situation des Unternehmens und bildet die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Sie dient der Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, der Information über die finanzielle Lage, der Kontrolle der finanziellen Mittel und der Rechenschaftslegung gegenüber Stakeholdern.
In der Schweiz gelten spezifische Vorschriften und Gesetze für die Buchführung. Dieser Artikel richtet sich an Unternehmer und alle, die sich mit den Grundlagen der Buchhaltung in der Schweiz vertraut machen möchten. Wir erklären die wichtigsten Begriffe und geben einen Überblick über den Buchhaltungskreislauf.
Was ist Buchhaltung?
Buchhaltung ist die systematische Erfassung und Auswertung aller wirtschaftlichen Vorgänge eines Unternehmens. Sie dient dazu, einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens zu gewinnen und die wirtschaftliche Entwicklung zu dokumentieren. In der Schweiz ist die Buchhaltung gesetzlich vorgeschrieben und muss den Anforderungen des Obligationenrechts (OR) entsprechen.
Ziele der Buchhaltung:
- Dokumentation: Alle Geschäftsvorfälle werden lückenlos und ordnungsgemäss dokumentiert. Dies ermöglicht es, die Geschäftstätigkeit nachzuvollziehen und im Bedarfsfall (z. B. bei einer Prüfung durch das Finanzamt) Nachweise zu erbringen.
- Information: Die Buchhaltung liefert wichtige Informationen über die finanzielle Situation des Unternehmens, z. B. über Umsätze, Kosten, Gewinne und Verluste. Diese Informationen bilden die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.
- Kontrolle: Die Buchhaltung ermöglicht die Kontrolle der finanziellen Mittel und hilft dabei, Fehler und Unregelmässigkeiten aufzudecken. Durch die laufende Kontrolle der Finanzen können Unternehmen frühzeitig auf finanzielle Probleme reagieren.
- Rechenschaftslegung: Die Buchhaltung dient der Rechenschaftslegung gegenüber verschiedenen Stakeholdern, wie z. B. dem Finanzamt, Banken oder Gesellschaftern. Der Jahresabschluss informiert die Stakeholder über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens.
Der Buchhaltungskreislauf in der Schweiz
Der Buchhaltungskreislauf beschreibt den Prozess der Buchführung, von der Erfassung der ersten Belege bis zum Erstellen des Jahresabschlusses.
- Erfassung der Geschäftsvorfälle:
Alle wirtschaftlichen Vorgänge eines Unternehmens werden in Form von Belegen dokumentiert, z. B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder Kassenbons. Diese Belege müssen ordnungsgemäss aufbewahrt werden, um die Vorgänge nachweisen zu können. - Kontierung der Belege:
Die Belege werden kontiert, d. h. den entsprechenden Konten zugeordnet. Dabei kommt in der Schweiz der Kontenrahmen KMU zum Einsatz, der ein standardisiertes System zur Gliederung der Konten bietet. - Buchung der Geschäftsvorfälle:
Die kontierten Belege werden in das Buchhaltungssystem eingegeben und auf den entsprechenden Konten verbucht. Dies kann manuell oder mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware erfolgen. - Erstellen von Auswertungen:
Aus den gebuchten Daten werden verschiedene Auswertungen erstellt, z. B. die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder die Bilanz. Diese Auswertungen geben Aufschluss über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens. - Abschluss des Geschäftsjahres:
Am Ende des Geschäftsjahres werden die Bücher abgeschlossen und der Jahresabschluss erstellt. Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz, der GuV und dem Anhang. Er muss bei kleineren Unternehmen nach den Vorschriften des OR erstellt werden. Grössere Unternehmen müssen zusätzlich die Vorschriften des Schweizer Code of Obligations (CO) beachten.
Doppelte Buchführung in der Schweiz
Die doppelte Buchführung ist das in der Schweiz vorherrschende Buchführungssystem. Es basiert auf dem Prinzip, dass jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten verbucht wird. Dabei wird zwischen Soll und Haben unterschieden. Die doppelte Buchführung sorgt dafür, dass die Bilanz immer ausgeglichen ist.
Beispiel:
Ein Unternehmen kauft Büromaterial für 100 CHF und bezahlt bar. Dieser Vorgang wird wie folgt verbucht:
- Soll: Konto "Büromaterial" (Aufwand) 100 CHF
- Haben: Konto "Kasse" (Vermögen) 100 CHF
Durch die doppelte Buchung wird sichergestellt, dass die Bilanzgleichung (Aktiva = Passiva) immer erfüllt ist.
Wichtige Buchhaltungsbegriffe
- Aktiva: Die Aktiva einer Bilanz zeigen das Vermögen eines Unternehmens, d. h. alle Güter und Rechte, die das Unternehmen besitzt. Beispiele für Aktiva sind Immobilien, Maschinen, Forderungen und Bankguthaben.
- Passiva: Die Passiva einer Bilanz zeigen die Kapitalquellen eines Unternehmens, d. h. woher die Mittel stammen, mit denen das Vermögen finanziert wird. Beispiele für Passiva sind Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten.
- Soll: Die linke Seite eines Kontos. Auf der Sollseite werden Zugänge bei Aufwandskonten und Abgänge bei Vermögenskonten verbucht.
- Haben: Die rechte Seite eines Kontos. Auf der Habenseite werden Abgänge bei Aufwandskonten und Zugänge bei Vermögenskonten verbucht.
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Die GuV zeigt die erwirtschafteten Umsätze und entstandenen Kosten eines Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Sie gibt Auskunft darüber, ob das Unternehmen einen Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
- Bilanz: Die Bilanz zeigt die Vermögens- und Kapitallage eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie gibt einen Überblick über die Aktiva und Passiva des Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen zur Buchhaltung
Ist Buchhaltung für jedes Unternehmen in der Schweiz Pflicht?
Ja, alle Unternehmen in der Schweiz sind verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen. Die genauen Anforderungen richten sich nach der Unternehmensgrösse und der Rechtsform. Kleinstunternehmen können eine vereinfachte Buchführung (Milchbüchleinrechnung) nutzen, während grössere Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.
Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?
Die einfache Buchführung dokumentiert lediglich Einnahmen und Ausgaben, ohne eine Bilanz zu erstellen. Die doppelte Buchführung hingegen erfasst jeden Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten (Soll und Haben) und ermöglicht eine vollständige Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung.
Wie lange müssen Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden?
In der Schweiz besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren für Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen, Belege und Jahresabschlüsse. Diese Regelung gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Grösse.
Welche Software eignet sich für die Buchhaltung in der Schweiz?
Es gibt viele Buchhaltungsprogramme, die sich speziell für Schweizer Unternehmen eignen, z. B. Bexio, Abacus oder Sage. Die Wahl der Software hängt von der Unternehmensgrösse, den spezifischen Anforderungen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.
Was passiert, wenn die Buchhaltung fehlerhaft ist?
Fehler in der Buchhaltung können schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. Steuerstrafen, rechtliche Probleme oder Schwierigkeiten bei der Unternehmensführung. Es ist wichtig, regelmässig alle Buchungen zu überprüfen und bei Bedarf Experten wie Treuhänder hinzuzuziehen.
Was beinhaltet der Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und einem Anhang (sofern erforderlich). Er gibt einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens und dient als Grundlage für Steuererklärungen sowie die Kommunikation mit Stakeholdern.
Fazit
Die Buchhaltung ist ein wichtiges Instrument für jedes Unternehmen in der Schweiz. Sie dient der Dokumentation, Information, Kontrolle und Rechenschaftslegung. Eine ordnungsgemässe Buchhaltung ist gesetzlich vorgeschrieben und bildet die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Um die Buchhaltung korrekt durchführen zu können, ist es wichtig, die Grundlagen der Buchhaltung und die wichtigsten Fachbegriffe zu kennen.
